さいたま市で事務所の引っ越しを検討している法人はいませんか？
営業エリアの変化や人員増加で、今のオフィスでは働きにくくなることもあるでしょう。

事務所の引っ越しをする際には、いろいろな手続きをしなければなりません。
そこでここでは事務所引っ越しの際にやるべきことについてまとめましたので、参考にしてください。

また事務所の引っ越しの際には、不用品もいろいろと出てくるので片付け作業も必須です。
さいたま市には、事務所引っ越しの片付け業者も数多くあります。
どこに片付け作業を依頼すれば良いかについても合わせて見ていくので、参考にしてください。

事務所引っ越しでやるべきことについて解説

さいたま市で事務所引っ越しを検討しているのであれば、やるべきことについてまずは把握しておきましょう。
事務所を引っ越す際には、以下の手順で進めていくとスムーズです。

1.現事務所の解約
2.新事務所の物件探し
3.業者選び
4.新事務所のレイアウト
5.新事務所の手配
6.取引先への連絡
7.住所変更に関する手続き
8.引っ越しへの準備
9.書類の準備

以上具体的に何をすべきか、手順ごとに紹介します。

1.現事務所の解約

事務所引っ越しのためには、現在借りているところの解約をしなければなりません。
解約はこちらの勝手にタイミングを決められるわけではなく、一定期間までに建物のオーナーに通知しなければなりません。

解約のタイミングは、賃貸契約書の中に記載されているはずです。
一般的には退去の6か月前までに通知するのが一般的です。
しかしすべての契約においてこの限りではないので、契約書を読み返してください。

2.新事務所の物件探し

解約条件を確認したら、新しい事務所探しを始めましょう。
事務所探しでは、どのような物件を求めるか、条件を決めておきましょう。
最終段階では妥協も必要ですが、最初のうちは理想にかなう物件にこだわってください。

社員が快適に業務できるか、コンセントが十分あるかなどさまざまなポイントが考えられます。
また事務所には取引先の方も招くこともあるでしょう。
いわば法人の顔にもなる空間なので、ブランディングの観点からも物件の絞り込みを進めていってください。

3.業者選び

事務所引っ越しの際には、さまざまな業者に作業を依頼しなければなりません。
引っ越し業者や片付け業者、インターネットの回線工事を担当する業者などいろいろです。
いずれの業者も、さいたま市では数多く営業しています。

自分たちの都合に合わせて作業してもらえるか、料金はどの程度かなどで業者の選定を進めましょう。
さいたま市の事務所で引っ越し・片付け業者を選ぶ際に、退去希望日に作業してもらえるかはきちんと確認しておいてください。

4.新事務所のレイアウト

引っ越しや片付けの業者が決まったところで、新事務所のレイアウトをどうするかも決めておきましょう。
レイアウトを決めるにあたって重要なのは、コンセプト決めです。

また経営陣だけでなく、社員がどのような事務所を求めているのかヒアリングしましょう。
経営陣が気付かなかった現場の声を聴くことで、事務所の選定にも影響を与えるかもしれません。

必要に応じて、内装工事を検討することも大事です。
内装工事をする際には使いやすさももちろん重要ですが、印象も重視すると良いでしょう。
たとえば企業イメージにマッチするカラーやデザインになっているかなど検討してください。

場合によっては電源をさらに確保しなければならない事態も想定できます。
さいたま市には電源工事を請け負っている業者も数多くあるので、依頼するのに困ることはないでしょう。

5.新事務所の手配

新しい事務所で使用するオフィス家具や備品、インフラの手配を次に行ってください。
現在使用しているもので使いまわせるものはないか、リース機器は引き続き新事務所でも使用できるかなどの確認を進めておきましょう。

さらに電話やインターネットは業種関係なく、欠かせないビジネスアイテムです。
電話回線やLAN回線の工事が必要であれば、この段階で手配を進めておくと良いでしょう。
さいたま市には通信インフラに対応している業者もあるので、早めに問い合わせるのがおすすめです。

6.取引先への連絡

取引先に、事務所移転する旨を伝えておきましょう。
取引先への連絡は、引っ越しの1か月前、遅くても2週間前までには済ませておきましょう。
契約書を新規で作成する可能性もあるからです。

既存の契約書には前の事務所の住所が記されています。
中には「住所変更するのなら、新しい住所の契約書を作成し直したい」と言ってくる取引先もあるかもしれません。
通知方法は現在では、はがきでもメールでも問題はありません。

ただしはがきの方が、先方に誠意が伝わりやすいでしょう。
信頼関係を壊したくないと思っているのであれば、メールではなくはがきの方がおすすめです。

7.住所変更に関する手続き

必要な住所変更手続きを忘れずに進めてください。
たとえば事務用品を通販で購入している場合、そのままにしていると新事務所に届かなくなります。
また法人カードを作っている場合、カード会社に住所変更する旨を伝えておきましょう。

注意しなければならないのは、自社情報の変更です。
ホームページの会社概要、パンフレット、名刺などの住所変更をうっかり忘れてしまう人もいるようなので注意してください。

8.引っ越しへの準備

備品の搬出入や部屋の片付けは、さいたま市の引っ越し業者に任せることになるでしょう。
しかし荷造りなどは自社で行う場合もあるはずです。

そこで早い段階で引っ越し計画に関して、従業員に周知する必要があります。
そして引っ越し作業に協力してほしいとお願いしておきましょう。

社員が引っ越し作業をする際には、捨てるものと残すものを分けておくのがおすすめです。
どれを持っていき、どれを処分するのかわかっていれば、さいたま市の引っ越し業者もスムーズに作業できるからです。

9.書類の準備

事務所を引っ越しする際には、各種書類を提出しなければなりません。
たとえば郵便局に転居届を提出しておけば、一定期間旧住所に届いた郵便物を転送してもらえます。
また防火・防災管理専任届出書を提出しなければなりません。
新住所を管轄している消防署に提出します。

本店移転登記を法務局に提出しなければなりません。
続いて移動事項に関する届出も税務局に提出します。
さらに各種保険の所在地変更届も提出しなければなりません。
近年では電子申請できるものもありますので、来所不要で手続きできるものはオンラインで済ませましょう。

さいたま市で事務所引っ越しに伴う片付け業者を選ぶポイント

事務所引っ越しに伴い、大量の不用品が発生することもあるでしょう。
引っ越しともども、不用品の片付けも専門業者に依頼するのがおすすめです。
さいたま市には、事務所向けの片付けサービスを行っている業者が数多くあります。

さいたま市でどの業者に依頼すべきか迷ったのであれば、以下のポイントで比較してください。

1.さいたま市の許可を受けている
2.フレキシブルに対応してもらえる
3.相場に即した金額で依頼できる
4.口コミの評価がおおむね良好

なぜ以上で紹介したポイントがさいたま市の業者を探すうえで重要なのか、ここで解説します。

1.さいたま市の許可を受けている

さいたま市で事務所の片付けをする際には、不用品を回収しなければなりません。
不用品回収業を営むためには、一般廃棄物収集運搬業や産業廃棄物収集運搬業の許可が必要です。
まずさいたま市でこれらの許可を受けている片付け業者かどうか確認してください。

もしさいたま市の許可を受けずに事務所の片付け作業を行っているところがあれば、それは違法業者です。
このような業者に依頼すると不法投棄など、不適切な処分をして後々トラブルに巻き込まれる可能性があります。

さいたま市のホームページで、許可を受けている業者の一覧が掲載されています。
こちらに掲載されている片付け業者の中から絞り込むと良いでしょう。

2.フレキシブルに対応してもらえる

こちらの希望に沿って、フレキシブルに対応してくれるようなさいたま市の片付け業者を選択しましょう。
事務所を解約して引っ越しする際には、決められた期日までに退去して部屋を明け渡さないといけません。

もし退去日が延びてしまうと、余計な賃料を負担することにもなりかねません。
そこでこちらの希望する日時に、現場で作業してくれるさいたま市の片付け業者を選んでください。

さいたま市の片付け業者の中には、最短即日現場に急行して作業してくれるのがウリのところも見られます。
急な引っ越しで期間が限定されている場合には、柔軟な対応に定評のあるさいたま市の業者を選びましょう。

3.相場に即した金額で依頼できる

さいたま市で事務所の不用品を片付けてもらう際、どの程度費用がかかるのか気になるでしょう。
片付け費用にはおおよその相場があるので、見積もりを取って適正価格かどうか確認してください。

さいたま市の場合、車両運賃として軽トラックで5,000〜10,000円が相場です。
同じく2トントラックで25,000〜30,000円、4トントラックで35,000〜40,000円が相場と考えてください。
また人件費として、さいたま市の場合1人当たり10,000〜15,000円かかるのが相場です。

さいたま市の片付け費用に関する相場がわかっていれば、悪徳業者に引っかかるリスクも低減できます。
悪徳業者の場合、相場よりも異様に高かったり、安かったりする料金を提示するからです。
安い場合もいわゆるおとり価格で、作業依頼すると追加料金が発生したなどと言い訳して高額費用を請求する手口の可能性があります。

4.口コミの評価がおおむね良好

気になるさいたま市の片付け業者があれば、口コミの評判を確認しましょう。
口コミの評判がおおむね高評価の片付け業者であれば、依頼しても満足度は高いでしょう。

口コミサイトを確認する以外にも最近おすすめなのが、SNSの情報を確認する方法です。
結構自分のアカウントで、さいたま市の片付け業者を利用したときの感想をつぶやいていることも少なくありません。
「＃」を使って、気になるさいたま市の片付け業者の評判を確認してみてください。

さいたま市の事務所引っ越しにおける片付けのまとめ

さいたま市で事務所引っ越しする場合には、いろいろな手順を踏んで移転する必要があります。
行政に関する手続きや取引先へのあいさつなど、やらなければならないことがあるので早めに準備しておきましょう。

事務所引っ越しする際には、結構な不用品が発生する可能性もあります。
さいたま市には法人向けの片付け業者も数多くあります。
ただし一部悪徳業者のいる可能性もあるので、ここで紹介した選び方のポイントを押さえて、さいたま市の優良業者に依頼しましょう。